¿Qué pasa si no justifico bien una subvención? ¿Tengo que devolverla?

Sí, en todo o en parte. La justificación insuficiente es causa de reintegro: hay que devolver lo cobrado más los intereses de demora contados desde el día en que se cobró. Pero no todo fallo obliga a devolverlo todo: cuando el cumplimiento se acerca al total, se reintegra solo la parte proporcional.

¿Qué se considera justificar mal?

Justificar es rendir la cuenta justificativa: declarar qué se hizo, cuánto costó y demostrarlo con facturas y con sus pagos. Se justifica mal cuando falta un documento, cuando el gasto no encaja con lo aprobado o cuando las facturas y los pagos no cuadran entre sí. El artículo 30.8 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones lo dice sin rodeos: la justificación insuficiente lleva aparejado el reintegro.

Conviene separar dos cosas que se confunden mucho. Una es no haber hecho el proyecto. Otra es haberlo hecho y no saber demostrarlo. La segunda es la que vemos casi siempre, y es la única que se puede prevenir con papeleo. Si quieres el orden completo de la justificación, está en cómo se justifica una subvención paso a paso.

¿Tengo que devolverlo todo?

No necesariamente. El artículo 37.2 de la Ley 38/2003 prevé el reintegro parcial: cuando el beneficiario se aproxima de modo significativo al cumplimiento total y demuestra que ha actuado para cumplir, se devuelve solo la parte proporcional. Los criterios de graduación tienen que estar en las bases reguladoras de la convocatoria.

Ese matiz decide muchos expedientes. Un gasto de 3.000 € mal soportado dentro de un proyecto de 60.000 € no tiene por qué arrastrar los 60.000: lo razonable es que minoren esos 3.000. Pero eso hay que pedirlo y argumentarlo, invocando el artículo y los criterios de graduación de las bases. Si nadie alega, la propuesta de la Administración se convierte en resolución.

Las causas de reintegro están tasadas en el artículo 37.1, y son nueve. Las tres que aparecen en casi todos los expedientes problemáticos: incumplir la obligación de justificar o justificar de forma insuficiente (letra c), no haber hecho el proyecto o hacerlo solo en parte (letra b), y no cumplir las obligaciones de publicidad y difusión de la ayuda (letra d) —los carteles, las placas y los logotipos que casi nadie se toma en serio hasta que se los reclaman—.

¿Cuántos intereses hay que pagar?

El artículo 38.2 de la Ley 38/2003 fija el interés de demora en materia de subvenciones: el interés legal del dinero incrementado en un 25 %, salvo que la Ley de Presupuestos Generales del Estado establezca otro distinto. Y suele establecerlo, así que el porcentaje concreto se comprueba en la ley de presupuestos del año, no se da por sabido.

El detalle que sorprende: los intereses no corren desde que te reclaman, sino desde el día en que cobraste la subvención (artículo 37.1). Un expediente cobrado en 2023 y revisado en 2026 arrastra tres años de intereses.

¿Y si no presento la justificación dentro del plazo?

Todavía hay una oportunidad, y solo una. El artículo 70.3 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones obliga a la Administración a requerirte para que justifiques en un plazo improrrogable de quince días. Si tampoco entonces se presenta, procede el reintegro.

Dos avisos sobre ese plazo. Improrrogable significa improrrogable: no se amplía ni pidiéndolo. Y presentar dentro de esos quince días evita el reintegro por falta de justificación, pero no libra de las sanciones que puedan corresponder; lo dice el mismo apartado.

Me piden que subsane la justificación: ¿cuánto tiempo tengo?

Diez días. Cuando la Administración revisa lo presentado y aprecia defectos que se pueden corregir, el artículo 71.2 del Reglamento le obliga a comunicártelo y a darte diez días para la corrección. Son días hábiles: se excluyen sábados, domingos y festivos, y empiezan a contar al día siguiente de la notificación.

Aquí está el error de calendario que más caro sale. La notificación electrónica se entiende practicada a los diez días naturales de ponerse a tu disposición aunque no la abras (artículo 43.2 de la Ley 39/2015). Es decir: el aviso llega al correo, nadie entra en la sede, y cuando alguien se acuerda, medio plazo se ha consumido solo. Lo tratamos entero en qué es un requerimiento de subsanación.

Nuestra regla interna, por si sirve: al contar los diez días hábiles descontamos solo los fines de semana y no los festivos. Sale un plazo más corto que el real, y ese es justo el objetivo: si cae un festivo dentro, es un día de margen, no uno menos.

¿Puedo pedir más plazo para justificar?

Sí, y se pide poco. El artículo 70.1 del Reglamento permite al órgano concedente ampliar el plazo de justificación hasta la mitad del plazo inicial, salvo que las bases lo prohíban y siempre que no perjudique a terceros. Un plazo de tres meses puede llegar a cuatro y medio.

Hay que pedirlo antes de que venza, no después. Una ampliación solicitada con el plazo ya vencido no se concede, y a esas alturas lo que hay encima de la mesa es el requerimiento de quince días del artículo 70.3.

Los cinco fallos que más veces vemos en una justificación

Ninguno de estos cinco tiene que ver con hacer mal el proyecto. Son de papeleo, y los cinco se arreglan antes y no después.

1. La fecha de pago es anterior a la de la factura. Eso no es un pago: es un anticipo, y entonces lo que hay que aportar es la factura de anticipo, no la final. Es el fallo más frecuente y el más fácil de evitar.
2. El pago no sale de una cuenta del beneficiario. Paga el administrador desde su cuenta personal, o una empresa del grupo. Ese gasto no computa. Los pagos van bancarizados al 100 % y desde cuenta del titular de la ayuda; en efectivo, nunca.
3. Descuadres de céntimos entre el importe de la factura y el del apunte bancario. Parece una minucia y es motivo de minoración: el cuadre tiene que ser exacto.
4. Remesas agrupadas sin desglose. Un cargo único que paga seis facturas no acredita ninguna. Hace falta el desglose oficial del banco, no una hoja de cálculo propia.
5. Faltan las tres ofertas. El artículo 31.3 de la Ley 38/2003 las exige cuando el gasto supera el importe del contrato menor, y no dice ninguna cifra: remite a la Ley de Contratos del Sector Público, cuyo artículo 118.1 lo fija hoy en 40.000 € en obras y 15.000 € en suministros y servicios. Y hay que pedirlas antes de contratar, no reconstruirlas después.

Qué hacer hoy si ya te ha llegado un requerimiento

1. Descarga la notificación el mismo día. Solo puede hacerlo el titular del certificado, que normalmente es la empresa. Mientras no se descarga, el plazo corre igual.
2. Apunta la fecha de vencimiento antes de leer nada más. Diez días hábiles desde el día siguiente a la notificación, en el caso del artículo 71.2.
3. Mira qué piden exactamente. Los requerimientos suelen ser cortos y concretos; el tiempo se va en reunir el documento, no en entenderlo.
4. Documentos oficiales con CSV, nunca fotos de móvil ni capturas de pantalla.
5. Si lo que piden no existe, alega. Contestar «no lo tengo» y contestar explicando por qué no procede aportarlo, con el artículo delante, no llevan al mismo sitio.

Lo que de verdad evita el reintegro

Revisar cada factura y cada pago el día que llega, no el mes de la justificación. Un defecto detectado mientras el proyecto se ejecuta casi siempre tiene arreglo: se pide la factura correcta, se rehace el pago, se piden las ofertas que faltan. El mismo defecto detectado al cerrar la cuenta justificativa ya no tiene arreglo, porque el plazo de ejecución ha terminado.

Es una diferencia de calendario, no de conocimiento. Y es la razón por la que la justificación se prepara desde el primer día del proyecto, no al final.