¿Qué documentación hace falta para pedir una subvención para una pyme?

La lista exacta la fijan las bases de cada convocatoria, pero casi todas piden lo mismo: identidad y poderes, alta en la actividad, estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social (artículo 13.2.e de la Ley 38/2003, General de Subvenciones), la memoria del proyecto, el presupuesto con sus ofertas y las declaraciones responsables. Y tienes derecho a no aportar lo que la Administración ya tiene (artículo 28.2 de la Ley 39/2015).

¿Qué documentación piden casi todas las convocatorias?

• Identidad y representación. NIF de la empresa, escritura de constitución y poder de quien firma. Si firma un apoderado, el poder tiene que dar para eso.
• Alta en la actividad. Certificado de situación censal y epígrafe del IAE. Muchas convocatorias exigen que el alta en el epígrafe sea anterior a la fecha de solicitud.
• Estar al corriente con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. El artículo 13.2.e de la Ley 38/2003 lo convierte en requisito para ser beneficiario, y se comprueba dos veces: al solicitar y otra vez antes de pagar.
• Vida laboral de la empresa o certificado de plantilla, cuando la ayuda depende del tamaño. Pídela con fecha igual o muy cercana a la de presentación: una vida laboral de hace tres meses da problemas.
• Cuentas anuales del último ejercicio depositadas, cuando se valora la solvencia.
• Memoria del proyecto. Qué se va a hacer, para qué, cuándo y con qué indicadores.
• Presupuesto detallado por partidas, coherente con la memoria hasta en los números.
• Tres ofertas de proveedores cuando el gasto supera el importe del contrato menor: 40.000 € en obras y 15.000 € en suministros y servicios (artículo 31.3 de la Ley 38/2003, que remite al artículo 118.1 de la Ley de Contratos del Sector Público).
• Declaraciones responsables: de no estar incurso en las prohibiciones del artículo 13, y de las demás ayudas solicitadas o concedidas para el mismo proyecto.
• Certificado de titularidad bancaria de la cuenta donde se quiere cobrar, a nombre del beneficiario.

¿Qué documentos no tienes por qué aportar?

Este derecho se usa poco y ahorra días. El artículo 28.2 de la Ley 39/2015 reconoce el derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración actuante o que haya elaborado cualquier otra Administración. Es la Administración la que debe recabarlos electrónicamente, salvo que te opongas.

El mismo artículo añade dos cosas útiles: no pueden exigirte originales salvo que una norma lo diga expresamente, y no pueden pedirte documentos que ya presentaste antes ante cualquier Administración —basta con indicar cuándo y ante qué órgano—.

En la práctica esto cubre los certificados de estar al corriente: casi todas las convocatorias los recaban solas si autorizas la consulta en el formulario. Mira esa casilla antes de ponerte a pedir certificados.

¿Qué papeles tardan más y hay que pedir los primeros?

Cuando una convocatoria se abre con quince días de plazo, el cuello de botella nunca es la memoria: son los documentos que dependen de terceros.

1. El certificado digital o el poder de representación. Si caduca o no está, no se puede presentar nada. Se comprueba el primer día.
2. Las tres ofertas de proveedores. Dependen de que tres empresas contesten. Es lo que más se retrasa y lo que menos se puede acelerar.
3. Cuentas anuales depositadas, si aún no lo están.
4. Escrituras o notas registrales, cuando hay inmuebles de por medio.

¿Qué se exige de más si la ayuda supera los 30.000 €?

Para subvenciones de importe superior a 30.000 €, el artículo 13.3 bis de la Ley 38/2003 exige acreditar que se cumplen los plazos de pago a proveedores de la ley de morosidad. No basta con declararlo.

Cómo se acredita depende del tamaño: quien puede presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, con una certificación firmada por el órgano de administración; el resto, con certificación de auditor inscrito en el ROAC o con un informe de procedimientos acordados. Y el plazo para aportarlo es corto —diez días hábiles desde la propuesta de resolución provisional, salvo que las bases digan otra cosa—, así que conviene saber por cuál de las dos vías vas antes de que llegue.

Cuatro errores que cuestan un requerimiento seguro

• Que la dirección declarada no sea la real. Se comprueba, y descuadra con el censo.
• Firmar con un poder insuficiente. Que alguien sea administrador no siempre implica que pueda solicitar ayudas en solitario.
• Presupuesto y memoria que no cuadran. Si la memoria habla de cuatro actuaciones y el presupuesto tiene tres partidas, alguien va a preguntar.
• Comprometer el gasto antes de solicitar. El efecto incentivador exige que el pedido, el contrato o el anticipo sean posteriores al registro de la solicitud. Un contrato firmado la semana anterior tumba ese gasto entero.

Si algo falta, lo normal es que llegue un requerimiento de subsanación: diez días hábiles y, en concurrencia competitiva, sin los cinco días de ampliación que la ley permite en otros procedimientos (artículo 68 de la Ley 39/2015). Lo contamos en qué es un requerimiento de subsanación.

Y una que casi nadie declara bien

La declaración de otras ayudas solicitadas o concedidas para el mismo proyecto no es una formalidad: el artículo 19.4 dice que obtener otras aportaciones fuera de lo permitido puede modificar la resolución de concesión. Se declara lo solicitado aunque todavía no esté resuelto, y lo que aparezca después se comunica tan pronto como se conozca y, en todo caso, antes de justificar (artículo 14.1.d). Lo desarrollamos en ¿puedo pedir dos subvenciones para la misma inversión?.